中交集团港珠澳大桥岛隧工程档案管理综述

　　10月23日，被誉为中华民族的圆梦桥、同心桥、自信桥、复兴桥的港珠澳大桥正式开通，它东连香港、西接珠海、澳门，主体工程是集“桥、岛、隧”为一体的超大型综合集群跨海通道，其中岛隧工程是大桥的控制性工程，由沉管隧道、东西人工岛三大部分组成。港珠澳大桥岛隧工程（以下简称“岛隧工程”）由中国交通建设集团有限公司（以下简称“中交集团”）承建，于2010年12月21日正式开工，2018年2月6日通过交工验收。岛隧工程中沉管隧道是目前世界上综合难度最大的沉管隧道之一。

　　迎接挑战 档案管理渗透每个环节

　　岛隧工程是香港、澳门和珠海50余公里连接线的一部分，是港珠澳大桥的核心工程，也是施工技术难度最大的工程，保证项目的顺利实施是对中交集团建设者的考验，做好这个举世瞩目工程项目文件归档工作也是对中交集团档案管理者的挑战。

　　岛隧工程共包括11个单位工程，工序多、体量大、工期长，项目涉及水工、公路、建筑和其他多类专项工程，项目的档案编制工作具有诸多特点。该工程为合同额达131亿的超大型项目，内业资料数量庞大，参与文件材料生成、收集、整理和归档的单位和人员数量也较多；该工程项目工期为7年，档案形成周期长，工程实体资料需要随着分项工程的完成同步进行立卷和归档；港珠澳大桥标段多，岛隧工程11个单位工程涉及专业也非常广泛，并且档案管理系统性强，标准化要求高，岛隧工程档案需与其他标段档案相统一，同时岛隧工程由6个工区承建，内部的各工区档案也要统一；港珠澳大桥工程定位为世界级管理水平的项目，工程影响力大，社会关注度高，这决定了档案管理同样需要高标准、严要求，为确保资料的真实性、完整性，档案管理实行“同步生成、同步收集、同步整理”的“三同步”时效目标和优质档案的质量目标。

　　为适应港珠澳大桥建设管理的要求，确保档案的及时性、真实性、完整性，针对岛隧工程工序多、体量大、工期长、质量标准及要求高、项目涉及面广等特点，中交集团办公厅主动和交通运输部档案馆沟通，明确归档要求，档案人员到项目现场指导，与文件管理员建立联系，随时指导。中交集团港珠澳大桥岛隧工程总经理部（以下简称“总经理部”）也在开工伊始即成立了档案工作领导小组，总工程师任组长，成立档案室，配备专职档案管理人员，各部门设置兼职档案管理员，明确岗位职责，建立了“总部全面统筹、工区为各自档案工作责任主体”的档案管理体系；与各工区签订责任状的同时，规定项目档案工作与工程计量支付挂钩。总经理部下属6个工区均按要求建立档案管理组织机构及项目档案管理网络，成立了档案管理领导小组和项目部档案室，项目经理任领导小组组长，明确岗位职责，配备专职档案人员，人员素质及业务能力均满足收集、归档、整理、立卷等工作需要。

　　总经理部根据交通部、中交集团等档案管理要求对项目文件归档的范围、时间、质量等作出明确规定，并结合项目实际制定了《工程竣工档案编制管理办法》等，以《管理制度汇编》的形式正式印发执行。为保证归档文件的完整、准确，总经理部依托OA办公平台建立了岛隧工程资料管理系统，以档案中心为核心进行流程审批把控。自2011年6月1日开始，项目工程资料报审以及工程资料往来全部通过项目OA办公系统，总经理部中心档案室对工程资料报审、流转过程严格把关并及时跟踪，做到了工程资料报审、传递规范有序，内容真实完整。

　　总经理部通过登录广东省交通工程质量安全管理系统，实时对档案的形成、录入、组卷过程进行检查指导，以动态掌握预立卷情况，有效保证了文件归档工作与工程建设同步开展，有力支撑了工程建设、质量评定、交竣工验收、后期维护以及经验总结推广等工作。在交工验收阶段，总经理部将交工验收列为和现场施工同等重要的工作来部署和落实，将交工验收档案工作分为工程档案、声像档案、施工总结、竣工图四类同步推进，组织召开专项会议，成立工作小组，确定目标和方向，细化工作计划，实行周例会制度，进一步加强监督检查和考核，确保高质量、高效率地完成交工验收档案工作。

　　为提升归档项目文件质量，总经理部要求各工区将专职档案人员配置到位，不得随意更换。同时，加大培训指导力度，办公厅积极邀请交通运输部档案馆专家到项目部现场对竣工文件材料归档编制工作进行检查指导；总经理部也多次邀请广东省交通运输信息管理中心、港珠澳大桥管理局档案中心等上级单位对岛隧项目的预立卷工作进行检查指导，在检查指导的同时开展现场培训，再对发现问题及时总结、整改，有效地控制了立卷进度和案卷质量，促进了档案预立卷工作的标准化、规范化。

　　同时，中交集团将项目档案管理工作纳入项目负责人绩效考核，有效加强了中交集团直管项目文件归档工作管理。办公厅制定了《中交集团直管项目文件归档工作考核办法》，每年对岛隧工程等直管项目文件归档工作进行考核，印发考核通报，下发整改意见。2012年，为进一步加强重大建设项目档案管理工作，办公厅将项目文件归档工作列入《中交集团直管项目总经理部负责人业绩考核办法》，每年对岛隧工程项目档案管理情况进行综合评定，并将评定结果报业绩考核部门作为直管项目部负责人业绩考核的定性指标，促进了项目部文件归档工作的有序开展。

　　创新理念 创造档案管理成功经验

　　岛隧工程施工过程中运用了很多新思维、新理念、新做法，产生了众多新工艺、新技术，使用了很多新装备，创造了行业典范。为了做好这部分档案的收集整理工作，总经理部在项目主体工程施工完成后，按照公司领导和办公厅档案工作要求拟定计划，要求各工区全面收集整理岛隧工程前期投标、设计、科研、施工、管理等文字和影像资料。在收集的基础上，总经理部还要求对7年来中交集团直管超大型项目管理创新的做法和成果进行总结提炼，挖掘岛隧故事，塑造典型人物，整编文化案例，将这些编研成果也作为项目文件归档，使工程档案成为向外界展示我国交通工程建设成就的又一个重要窗口。

　　港珠澳大桥岛隧工程档案形成了一系列成功的管理经验，集中表现在领导重视、及时和业主沟通、将项目档案管理工作纳入项目负责人绩效考核、文件归档工作与工程建设“四同步”、充分利用信息化手段5个方面。

　　在领导重视方面，项目部总经理亲自抓文件归档工作，对文件管理提出系列要求，从各方面提供保障。

　　在及时和业主沟通、明确业主对项目文件归档要求、指导项目文件归档工作方面，集团办公厅积极主动与交通运输部、港珠澳大桥管理局等单位的档案部门沟通，明确归档要求，适时邀请档案专家到项目部现场对竣工文件材料归档编制工作进行检查、培训、指导，确保归档项目文件符合各项要求。

　　在将项目档案管理工作纳入项目负责人绩效考核方面，文件归档工作做到“三纳入”，即纳入项目领导工作议事日程，纳入项目规章制度，纳入项目人员岗位和经济责任制。将项目文件归档工作列入《中交集团直管项目总经理部负责人业绩考核办法》，每年将项目文件归档工作的考核结果作为项目负责人绩效考核依据之一，对提高项目档案管理水平起到了积极促进作用。

　　在文件归档工作与工程建设“四同步”方面，下达项目计划任务的同时提出项目文件的归档要求，检查项目计划进度的同时检查项目文件积累情况，验收项目的同时验收项目文件归档情况，项目总结的同时做好项目文件归档交接。

　　在充分利用信息化手段、档案人员集中把控资料收集方面，建立分类较为齐全的专门的项目资料收集库，由专人负责资料收集；对有关质量、进度、费用、安全控制方面需要报审的文件，由档案中心人员把控内部审批流程后报出，确保了竣工资料的及时收集归档。

　　原载于《中国档案报》2018年11月19日 总第3299期 第一版